In breve. I notetaker più diffusi registrano le riunioni online facendo entrare nella call un partecipante automatico, il bot. C'è un altro modo: registrare dal proprio computer l'audio che esce dall'app di videochiamata e quello del microfono. Nessuno entra nella riunione, funziona con qualsiasi piattaforma e anche in sala, ma l'onere di avvisare i partecipanti resta a chi registra. Qui vediamo come funziona tecnicamente, cosa cambia per chi partecipa e quando conviene una soluzione o l'altra.
Come funziona un notetaker con bot
Un bot è un partecipante virtuale che si collega alla riunione come farebbe una persona. Di solito il servizio legge il calendario, trova il link della call e manda il bot qualche secondo prima dell'inizio. Il bot riceve l'audio (e spesso il video) dalla piattaforma, lo invia ai server del fornitore e lì viene trascritto e riassunto.
È un sistema comodo: non serve installare nulla sul computer, e il bot può partecipare anche a riunioni a cui non sei collegato. Ma ha alcune conseguenze:
- Tutti lo vedono, ma nessuno lo ha invitato. Clienti e fornitori trovano nella lista dei partecipanti un nome come "Notetaker di Mario". Alcuni chiedono di toglierlo, altre aziende bloccano i bot di terze parti.
- Dipende dalla piattaforma. Il bot deve saper entrare in Zoom, Meet, Teams; con piattaforme meno diffuse, telefonate o riunioni in presenza non funziona.
- L'audio va sempre al fornitore. Per come è costruito, il bot invia la registrazione ai server del servizio: non esiste un'elaborazione solo locale.
- Può entrare da solo. Con l'ingresso automatico attivo, partecipa anche a riunioni a cui nessuno ha pensato.
Come funziona la registrazione senza bot
L'alternativa lavora sul tuo computer, non dentro la piattaforma. Cattura due sorgenti:
- L'audio delle app di riunione, cioè quello che senti in cuffia: le voci degli altri partecipanti.
- Il microfono, cioè la tua voce.
Su Mac, da macOS 14.2 Apple mette a disposizione le Core Audio tap: un'app può catturare l'audio in uscita da un processo o da un gruppo di processi, per esempio solo Zoom o solo il browser in cui gira Meet, senza registrare le notifiche o la musica di altre app. La prima volta macOS chiede all'utente il permesso di registrare l'audio di sistema, e l'app deve dichiarare perché lo chiede.
Su Windows un'app può catturare da sempre tutto l'audio in uscita da un dispositivo (il loopback) e, nelle versioni recenti, anche solo l'audio di un processo e dei suoi processi figli, per esempio solo Teams. Per l'audio non serve un permesso dell'utente; per il microfono sì, nelle impostazioni Privacy di Windows.
Diurna usa questi meccanismi: riconosce le app di riunione aperte (Zoom, Teams, Webex, Slack e i browser per Meet), cattura il loro audio e il microfono, e trascrive. Su un Windows che non permette di isolare una singola app, cattura tutto l'audio in uscita. Per gli altri partecipanti non cambia nulla: nella call non entra nessuno.
Per il dettaglio delle opzioni su Mac e Windows, comprese la registrazione integrata delle piattaforme e i permessi, vedi registrare una riunione su Mac e Windows.
Cosa cambia, punto per punto
| Aspetto | Con bot | Senza bot (dal computer) |
|---|---|---|
| Chi entra nella call | Un partecipante automatico | Nessuno |
| Piattaforme | Quelle supportate dal bot | Qualsiasi app che produce audio sul computer |
| Riunioni in sala | Serve un'altra app | Sì, con il microfono |
| Devi essere presente | No | Sì, registra il tuo computer |
| Dove va l'audio | Sempre ai server del fornitore | Può restare sul computer |
| Chi avvisa i partecipanti | Il bot è visibile, ma l'informativa resta dovuta | Chi registra, a voce o in chat |
Il limite principale della registrazione senza bot è nella quarta riga: se non sei in riunione, non registri. Per chi vuole il verbale di call a cui non partecipa, il bot resta l'unica strada.
Perché conta
Per chi partecipa
Una riunione con un cliente è una conversazione tra persone. Un bot nella lista dei partecipanti cambia il tono, anche quando è annunciato: qualcuno parla con più cautela, qualcuno chiede di spegnerlo. Senza bot la riunione resta com'è, e chi registra lo dice con parole sue.
Per i dati
Se l'audio non deve per forza passare da un server, si può scegliere: trascrivere sul computer per le riunioni riservate e usare il cloud solo quando serve. Con un bot questa scelta non c'è. Il confronto tra le due strade è in trascrizione locale o cloud.
Per la qualità
Il microfono e l'audio della call sono due sorgenti separate: la tua voce non si mescola con l'eco delle altre. Questo aiuta a capire chi ha detto cosa e riduce gli errori di trascrizione quando due persone parlano insieme.
Nessun bot non vuol dire di nascosto
Il punto da non sbagliare: registrare senza bot non toglie l'obbligo di informare chi partecipa. Anzi, proprio perché nessuno vede entrare un registratore, l'informativa va data in modo esplicito: a voce a inizio riunione, o con un messaggio in chat. Diurna, alla prima registrazione di ogni serie di riunioni, ti chiede di farlo e prepara il messaggio da incollare.
Le regole generali su consenso, informativa e conservazione sono in registrare una riunione e GDPR. Sono informazioni generali: per un caso concreto rivolgiti a un professionista.
Domande frequenti
Gli altri partecipanti si accorgono che sto registrando?
Con la registrazione dal computer, la piattaforma non mostra alcun avviso, perché non stai usando la sua funzione di registrazione. Per questo devi avvisarli tu, a voce o in chat, prima di iniziare.
Funziona con Google Meet nel browser?
Sì. L'audio di Meet esce dal browser, e il browser è tra i processi che si possono catturare. Lo stesso vale per Teams e Zoom nella versione web.
Serve un permesso speciale?
Su Mac sì: al primo avvio della registrazione macOS chiede di consentire all'app la registrazione dell'audio di sistema, e separatamente l'accesso al microfono. Si possono revocare in qualsiasi momento dalle Impostazioni di Sistema, in Privacy e sicurezza. Su Windows l'audio delle app non richiede permessi; il microfono va consentito in Impostazioni, Privacy e sicurezza, Microfono, anche per le app desktop.
Posso registrare una riunione a cui non partecipo?
Senza bot no: registra il tuo computer, quindi devi essere collegato. Se ti serve il verbale di riunioni a cui non partecipi, chiedi a chi c'è di registrare e condividere il verbale.
Fonti
- Apple Developer, Capturing system audio with Core Audio taps, requisito macOS 14.2 e permesso di registrazione dell'audio di sistema, consultata il 6 ottobre 2026.
- Microsoft Learn, Application loopback audio capture, cattura dell'audio di un solo processo o di tutto tranne un processo su Windows, consultata il 26 ottobre 2026.