In breve. Otter.ai è uno dei notetaker più diffusi, ma per un team italiano ha tre limiti concreti: non trascrive l'italiano, partecipa alle call con un bot e conserva i dati su infrastruttura negli Stati Uniti. Se ti serve un'alternativa, le domande utili sono quattro: in che lingua parlate, come entra lo strumento nella riunione, dove stanno audio e testo, e chi li usa per addestrare modelli. Trasparenza: questo articolo è scritto dal fondatore di Diurna, che è una delle alternative. I dati su Otter vengono dalle sue pagine ufficiali, consultate il 6 ottobre 2026 e citate in fondo.
Cosa fa bene Otter
Prima i meriti, perché un confronto onesto parte da lì. Otter esiste da anni e copre molte situazioni: app per web, desktop, iOS e Android, un'estensione per Chrome, integrazione con il calendario, Zoom, Google Meet e Microsoft Teams, riassunti automatici, una chat per interrogare le riunioni e un piano gratuito con 300 minuti al mese. Per un team che lavora in inglese e su piattaforme diverse è uno strumento maturo.
I limiti emergono quando si cambiano tre condizioni: la lingua, il modo di partecipare alla call e la giurisdizione dei dati.
1. La lingua: Otter non trascrive l'italiano
Secondo la pagina prezzi di Otter, la trascrizione è disponibile in inglese, spagnolo, francese, tedesco, giapponese e cinese. L'italiano non c'è. Otter dichiara di gestire molti accenti, compreso quello italiano, ma si parla di inglese pronunciato da italiani, non di riunioni in italiano.
Per un'azienda italiana è il punto che chiude la questione prima di tutti gli altri. Se le vostre riunioni sono in italiano, o alternano italiano e inglese, serve uno strumento che riconosca entrambe le lingue e i nomi propri del vostro settore. Per capire cosa aspettarsi dalla trascrizione automatica nella nostra lingua, vedi trascrizione automatica delle riunioni in italiano.
2. Il bot nella call
Otter registra le riunioni online facendo entrare un partecipante automatico, chiamato Otter Notetaker, in Zoom, Meet o Teams. Se il calendario è collegato, può unirsi da solo agli eventi in agenda: le impostazioni permettono di limitarlo alle riunioni che scegli tu.
Un bot visibile ha un vantaggio: tutti vedono che la riunione è registrata. Ha anche costi pratici:
- Ospiti esterni. Clienti e fornitori vedono entrare un partecipante che non hanno invitato. Alcune aziende bloccano i bot di terze parti nelle loro call.
- Riunioni in presenza. Un bot non entra in una sala riunioni: serve comunque un'app su un dispositivo.
- Controllo. Con l'ingresso automatico, il bot può partecipare anche a riunioni dove nessuno ci ha pensato.
L'alternativa è registrare dal proprio computer l'audio di sistema e il microfono, senza aggiungere partecipanti. Funziona con qualsiasi app di videochiamata e anche in sala, ma sposta la responsabilità dell'informativa su chi registra: nessun bot non vuol dire registrare di nascosto. Ne parliamo in registrare una riunione su Mac e Windows.
3. Dove finiscono i dati
La privacy policy di Otter (in vigore dal 16 giugno 2026) indica Amazon Web Services negli Stati Uniti tra i fornitori di calcolo e archiviazione e non prevede un'opzione di residenza dei dati in Europa. Per i trasferimenti dall'UE, Otter si basa sull'EU-U.S. Data Privacy Framework e sulle clausole contrattuali standard.
È un assetto legale per il GDPR, ma non è indifferente. Un trasferimento verso gli Stati Uniti va indicato nell'informativa, va valutato nel registro dei trattamenti e, per riunioni con dati sensibili, può richiedere una valutazione d'impatto. Il Data Privacy Framework è il terzo accordo di questo tipo dopo Safe Harbor e Privacy Shield, entrambi annullati dalla Corte di giustizia UE: molti uffici legali preferiscono non dipenderne.
Se tenere i dati in Europa è un requisito, le domande da fare a qualsiasi fornitore sono:
- In quale paese stanno audio, trascrizioni e riassunti, e con quale cloud?
- I modelli AI che scrivono il riassunto girano in UE? Il fornitore del modello conserva i testi?
- L'audio viene conservato? Per quanto, e si può cancellare in automatico?
- Esiste un DPA con l'elenco dei sub-responsabili?
4. Addestramento dei modelli
La stessa policy dice che Otter usa registrazioni audio e trascrizioni de-identificate per addestrare la propria tecnologia AI. De-identificare riduce il rischio, ma il testo di una riunione contiene spesso nomi di clienti, numeri e progetti che rendono riconoscibile il contesto anche senza i nomi delle persone.
Per riunioni di consiglio, HR, legali o con clienti sotto NDA è ragionevole chiedere un impegno scritto: nessun addestramento sui contenuti, nemmeno de-identificati.
Come valutare un'alternativa
Una tabella per orientarsi. La colonna Otter riporta quanto dichiarato nelle sue pagine ufficiali al 6 ottobre 2026; la colonna Diurna descrive il nostro prodotto, oggi in beta.
| Criterio | Otter.ai | Diurna |
|---|---|---|
| Trascrizione in italiano | No (EN, ES, FR, DE, JA, ZH) | Sì, italiano e inglese |
| Come registra le call | Bot Otter Notetaker nella riunione | Dal computer: audio di sistema e microfono, nessun bot |
| Riunioni in presenza | Con l'app sul dispositivo | Sì, con il microfono del computer |
| Dove stanno i dati | AWS negli Stati Uniti | Sul tuo computer; se scegli il cloud, server in Spagna e database in Germania |
| Addestramento sui contenuti | Sì, su audio e trascrizioni de-identificati | No |
| Piattaforme | Web, desktop, iOS, Android | Mac con Apple Silicon e Windows 10/11 (beta); lettura dal browser; iPhone in arrivo |
| Prezzo | Gratis 300 min/mese; Pro da 8,33 $ al mese con fatturazione annuale | Solo gratis; Pro 14 € al mese, prezzo previsto al lancio |
Diurna non è la scelta giusta per tutti. Se lavorate in inglese, su Windows o soprattutto da telefono, oggi Otter copre casi che noi non copriamo. Se le riunioni sono in italiano e i dati devono restare in Europa, conviene provare alternative che lo garantiscono per contratto. Il confronto completo con i notetaker a bot è nella pagina Diurna e i notetaker a bot.
Prima di cambiare strumento
Qualunque alternativa tu scelga, fai una prova sul campo prima di decidere:
- Stessa riunione, due strumenti. Registra una riunione reale di 30 minuti con entrambi e conta gli errori su nomi, numeri e termini tecnici.
- Leggi il DPA, non la landing page. Le promesse sulla privacy contano solo se sono nel contratto.
- Verifica l'esportazione. Trascrizioni e verbali devono uscire in un formato aperto, se un giorno cambi di nuovo.
- Informa i partecipanti. Vale con e senza bot: vedi registrare una riunione e GDPR.
Domande frequenti
Otter.ai trascrive l'italiano?
No. Secondo la pagina prezzi di Otter, consultata il 6 ottobre 2026, le lingue di trascrizione sono inglese, spagnolo, francese, tedesco, giapponese e cinese.
Otter.ai è conforme al GDPR?
Otter dichiara di aderire all'EU-U.S. Data Privacy Framework e di usare le clausole contrattuali standard per i trasferimenti dall'UE. La conformità però dipende anche da come lo usa la tua organizzazione: informativa, base giuridica e valutazione dei trasferimenti restano a carico vostro.
Posso usare Otter senza il bot nella call?
Puoi impedire l'ingresso automatico e scegliere a quali riunioni partecipa il Notetaker. Per le riunioni online, però, la registrazione automatica di Otter passa dal bot; l'alternativa è registrare in altro modo e importare il file.
Cosa significa "nessun bot" per il consenso?
Che nessuno vede entrare un partecipante automatico, quindi l'informativa va data a voce o per iscritto da chi registra. Diurna, alla prima registrazione di ogni serie, ti ricorda di farlo e prepara il messaggio da incollare in chat.
Fonti
- Otter.ai, Privacy Policy, in vigore dal 16 giugno 2026, consultata il 6 ottobre 2026.
- Otter.ai, Pricing, consultata il 6 ottobre 2026.
- Otter.ai, home page, app disponibili e funzioni, consultata il 6 ottobre 2026.
- Corte di giustizia UE, sentenza C-311/18 (Schrems II), 16 luglio 2020.